Der Vertriebsleiter weiß nicht, was seine Mitarbeiter machen, jeder Mitarbeiter fährt seinen eigenen Kurs – systematischer Vertrieb sieht anders aus. Klare Prozesse und präzise Forecasts sind die Lösung.

Erfolgreichen Vertrieb kann man sich vorstellen wie eine Fußballmannschaft: Es muss eine klare Taktik geben, aber die Spieler müssen auch genügend Freiheiten genießen, um ihre Stärken ausspielen zu können. Diese Balance zu finden, ist nicht immer leicht. Umso wichtiger ist es, Regeln und Prozesse klar zu definieren. Dies sorgt für ein einheitliches Auftreten, macht aussagekräftiges Reporting möglich und sorgt so für mehr Umsatz. Auf die Individualität des Einzelnen muss dabei nicht verzichtet werden.

Organisierter Vertrieb? Fehlanzeige

In der Praxis mangelt es jedoch oftmals an einer systematischen gemeinsamen Vorgehensweise. „Viele Unternehmen haben keinen Vertriebsprozess und auch keine Vorgehensweise, wie sie organisiert im Vertrieb agieren wollen“, sagt Thomas Lewandowski (Tante Emma 4.0): „Oft findet man da noch diesen Laissez-faire-Stil vor.“ Dies liegt jedoch auch daran, dass zu wenig Kommunikation stattfindet. „Der Vertriebsleiter weiß nicht wirklich, was sein Vertriebsmitarbeiter macht, und der Geschäftsführer hat auch keinen Überblick und kann nicht beurteilen, ob das Sinn macht, ob das zielführend ist“, so Lewandowski.

Koordiniertes Arbeiten ist schwer möglich, wenn niemand weiß, was der andere macht. So ist es dem Zufall überlassen, ob die unterschiedlichen Strategien zusammenpassen, und ob der Umsatz so ausfällt wie erwartet. Eine planvollere Organisation bietet hier großes Potenzial für Verbesserungen. „Ganz klar: Strategie schlägt Zufall. Natürlich kann ich auch mit dem Zufallsprinzip hin und wieder einen Kunden holen. Gehe ich das Ganze aber strategisch an, steigt auf jeden Fall die Wahrscheinlichkeit, dass ich im Vertrieb erfolgreich bin“, so Lewandowski. Michael Reischer (Tante Emma 4.0) pflichtet dem bei: „Ein vordefinierter Prozess ist wie ein Qualitätsstandard, der dafür sorgt, dass alle Leads sorgfältig und sinnvoll behandelt werden. Auf diese Basis kann man dann auch aufbauen und das individuell weiter ausgestalten.“

Vertriebsmitarbeiter sind keine Subunternehmer

Indem man eine klare Strategie festlegt, wird sichergestellt, dass die Vertriebsstrategie nicht zum Flickenteppich wird. „Je mehr Mitarbeiter ich habe, desto wichtiger ist es, dieselbe Sprache zu sprechen und nach außen einheitlich aufzutreten.“ Lewandowski fordert ein neues Verständnis von Teamarbeit: „Es darf nicht jeder Vertriebsmitarbeiter als eigener Subunternehmer, als Unternehmer im Unternehmen auftreten, es darf nicht jeder einen völlig anderen Eindruck beim Kunden hinterlassen.“

Konkret ist es empfehlenswert, den Vertriebsprozess in verschiedene Phasen einzuteilen, in denen verschiedene Aufgaben für den Mitarbeiter anstehen und Verkaufskriterien erörtert werden. Dazu gehören auch festgelegte Zeitfenster, in denen der jeweils nächste Schritt gemacht werden muss. Was muss geklärt werden, bevor ein Angebot rausgeht? Wann muss nach einem Angebot nachgefasst werden? Wenn hier nach einheitlichen Regeln agiert wird, kann auch ein sinnvolles Reporting stattfinden. „Erst in dem Moment, in dem ich definierte Phasen, definierte Aufgaben und ein einheitliches Verständnis habe, ist mein Reporting valide“, stellt Lewandowski klar. „Nur so kann ich Verkaufschancen richtig bewerten, indem ich sie quantifiziere, zum Beispiel je nach Phase. Ansonsten wird Herr Müller eine Verkaufschance subjektiv immer anders bewerten als Herr Meyer. Das macht mir den ganzen Forecast kaputt.“ Auch wenn das Reporting nicht die Lieblingsbeschäftigung der meisten Vertriebler darstellt, ist es heutzutage von zentraler Bedeutung. „Alles sollte messbar sein und auch sinnvoll erfasst werden. Nur so erkenne ich, was funktioniert und was nicht, und kann aus meinen Fehlern auch lernen. Der überschaubare Zeitaufwand, der darauf verwendet wird, zahlt sich garantiert aus“, stellt Michael Reischer klar.

Prozess darf nicht zu eng sein

Das heißt jedoch nicht, dass der Prozess über allem stehen sollte. Zwängt man die Mitarbeiter in ein zu enges Korsett, hat man nichts gewonnen. Wenn klare Regeln eine Orientierung geben, muss der Prozess nicht unnötig engmaschig sein. „Vertriebsmitarbeiter sind irgendwo auch Künstler“, so Lewandowski: Sie dürfen nicht in ein einen zu engen Prozess gezwungen werden. Der Prozess ist die Leitlinie, es muss aber Freiraum für die individuelle Ausgestaltung geben. Zum einen kommen so die unterschiedlichen Stärken der einzelnen Vertriebsmitarbeiter zur Geltung, zum anderen müssen diese sich nicht verstellen. „Der Kunde wird mir gegenüber immer merken, wenn ich eine Methodik habe, die nicht zu meiner Persönlichkeit passt. Wenn ich nicht authentisch bin, verkaufe ich nichts. Ganz einfach.“

 

Tante Emma 4.0 ist ein einzigartiger Mix von Experten aus den Bereichen CRM, Vertrieb und
Kommunikation. Sie alle sind überzeugt davon, dass Unternehmen nachhaltig erfolgreich sind,
wenn sie langfristige und empathische Kundenbeziehungen führen. Die Initiative wurde 2016
ins Leben gerufen, um Unternehmen konkret aufzuzeigen, wie sie im Kundenkontakt
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